El seguro del convenio: pregunte a su asesor si  el convenio colectivo le obliga a hacer a sus trabajadores un seguro que cubra la muerte, invalidez, traslado de féretro, etc., porque si es así y Vd. no hace ese seguro, le tocará pagar a Vd. el total de las contingencias no aseguradas.  Estos seguros se pagan por una cantidad estimada de trabajadores, que se regulariza al finalizar el año, y los trabajadores asegurados son los que aparecen en los TC2 de la empresa.

El seguro del contenido: se refiere a lo que hay dentro del local, género, mobiliario,etc., y hay que asegurar contra vandalismo, robo, incendio, etc. El seguro, cuando llega la hora de pagar, pone todas las pegas posibles, así que es conveniente leer bien la póliza antes de firmarla.  Y guarde a buen recaudo los recibos.

El seguro de contienente: es importante de cara al propietario del local, no es caro y nos puede ahorrar algún disgusto.

Es importante contratar una casa de seguros de reconocida solvencia, aunque sea mas cara.  Algunas empresas de seguros han quebrado por ofrecer primas mas baratas de lo normal.  Las casas de seguros pequeñas, cuando hay que pagar, se escaquean como pueden. 

Las puertas blindadas se revientan con un simple gato hidráulico en 5 minutos.  Evidentemente, antes roban en una puerta que no esté blindada, pero el blindaje no es ninguna garantía.  Si tenemos bienes de valor, una alarma apenas nos costará unas 3.000 ptas/mes, y a parte de hacer mucho ruido en caso de detectar movimiento, podremos o bien contratar un servicio de acuda a la empresa, con lo que un guarda jurado acudirá de inmediato al detectarse la intrusión, o si la conectamos a la policía, igual tenemos suerte y un policía con ganas de trabajar acudirá a nuestro negocio, aunque esto es harto improbable.   La policía solo sirve para darnos la denuncia para que el seguro nos pague.  

Para prevenir un robo, es conveninte tener las copias de seguridad informáticas fuera del negocio, no vaya a ser que nos las roben también.

Al elegir el local, tenemos que tener en cuenta, la normativa municipal.  Si es un restaurante o un bar, y vamos a hacer obras, es mejor que el arquitecto pase por el local antes de firmar el contrato de alquiler, para ver si es posible poner la salida de humos, ver la altura, etc.  Si vamos a realizar nuestra actividad en un piso, algunos Ayuntamientos prohiben poner oficinas en la mitad superior del edificio, y en la inferior según las condiciones.  Esta información quien nos la facilitará será el arquitecto.  Es muy importante esto, pues de los planos que levante nos concederán o denegarán la licencia de apertura, y además tenemos que tener en cuenta la normativa de insonorización de ruidos aplicable según el negocio.

La licencia se pide según el tipo de  actividad, y hay varias.

Actividades inocuas: son las oficinas, tiendas, etc.  Para dar de alta en el ayuntamiento este tipo de actividad, suele hacer falta un plano de planta y alzado, hecho por un arquitecto y visado por el colegio correspondiente.  Algunos ayuntamientos no piden esto. No se suelen pagar tasas.

Actividades calificadas como insalubres, nocibas o peligrosas, o espectáculos públicos: son las imprentas, fábricas, bares, restaurantes, etc.  Aquí el ayuntamiento nos pedirá planos y memoria, medidas correctoras,etc.  Antes de hacer obras, es necesario pedir consejo al arquitecto, pues de él depende todo esto.  En ocasiones hay que tener lavabos para minusválidos, etc.  En bares y restaurantes, es importante tener una salida de humos.  En fin, que el técnico competente en esta materia es el arquitecto, y antes incluso de contratar una reforma es mejor consultarle.

Uno de los mayores problemas de los ayuntamientos, es que tardan años en conceder las licencias de apertura, cuando teóricamente no se puede iniciar una actividad sin dicha licencia.

La administración de los ayuntamientos es un completo desastre.  Por ejemplo, si alquilamos un bajo diáfano y vamos a abrir un restaurante, primero pediremos el permiso de obras.  En Valencia, tardan un año en concederlo. Una vez concedido, se paga un impuesto del 4% del coste de la obra sin IVA, y luego en teoría se hace la obra, se presenta el fin de obra, y a continuación se solicita el permiso de apertura, que tarda año y medio.  Total, en la realidad en el restaurante se hace la obra, se abre el restaurante, y mientras se hace la tramitación administrativa.   Si la policía nos pide la licencia y nos multa, hay que recurrir la multa en base a que la licencia no nos la conceden por negligencia de la administración. 

En España, la liberalización de las comunicaciones no ha supuesto una mejora para el usuario, salvo de momento, en el caso de ONO.

Aquí estamos en el mismo caso que la asesoría.  Pagar a un buen contable, no debe parecernos caro, pues es alguien que puede ahorrarnos muchísimo dinero.  Y hay que dejarle trabajar.  Es mejor tener un contable, solo para la contabilidad, y que se responsabilice de ello, que tener un administrativo para todo que al final no controle nada.  El coste que supone tener un contable en plantilla suele ser inferior al 1% de la facturación, y nos controlará todos los gastos.

Si Vd. quiere escribir cartas a todo color, conectarse a internet sin videoconferencia, llevar la contabilidad, facturación, quiere trabajar con Access, etc., va mas que sobrado con un Pentium 166 MMX y la configuración mencionada.

Solo necesitan mayor potencia, aquellos que trabajen con retoque fotográfico o realicen videoconferencia.

Hay que tener cuidado con el Windows98.  Corre mas rápido un Pentium 166MMX con Windows95, que un PentiumII con Windows98.  Y las funciones son básicamente las mismas.  ¿Por qué sucede esto? Porque Windows98 consume muchos mas recursos de RAM, por ejemplo, utiliza  como explorador el Internet expolorer, entre otras cosas.  Y si le carga encima el Office 2000, Vd. para hacer lo mismo, todavía lo pone peor.  Es absurdo, para llevar una contabilidad, hacer cartas, y manejar varias bases de datos, comprarse un Pentium II o un Pentium III.  Es como matar una mosca con un tanque.  Un tanque es mas caro que un matamoscas.  Eso sí, tiene mas prestaciones, pero si vamos a matar moscas ¿para que queremos un tanque?

Los fabricantes de ordenadores, para aumentar sus ventas, necesitan fabricar ordenadores cada vez mas potentes, y decirnos que necesitamos esos ordenadores.  Entonces se hacen programas que cada vez tienen mas prestaciones y que necesitan esos potentes ordenadores.  El asunto es que para hacer lo mismo, nos crean la necesidad de tener ordenadores mas potentes y programas mas complejos, y nos hacen gastar mas dinero de forma absurda.

Tener el último ordenador que ha salido al mercado no sirve de nada.  En nuestra asesoría, las nóminas, etc., se hacen con el programa de Monitor informática, que corre bajo MSDOS.  Estas páginas de internet se han hecho con un ordenador Toshiba libreto, con un Pentium 75Mhz, y 16 Mb. de RAM.  En el despacho desde luego, tenemos ordenadores mas potentes.  Lo que queremos decir es que no hay que dejarse llevar por modas, sobre todo en informática.

Si le dicen que necesita un ordenador superpotente para conectarse a internet, no se lo crea, que ahí lo importante es tener conexión por cable. La conexión a internet apenas hace trabajar al procesador.

Mire bien que ordenador necesita.  Es mas importante tener mucha RAM libre, que tener un ordenador superior a un Pentium 200MMX.  Salvo que sea un profesional que trabaje con imagenes, claro.

Tendrá una suite, compuesta por procesador de textos, agenda, hoja de cálculo, entre otros.
Necesitará un programa de facturación que soporte euros.
Necesitará un programa de contabilidad si se la lleva Vd. mismo.

El programa de facturación, y el de contabilidad, lo normal es que tengan un coste de mantenimiento anual, mediante el cual le envian las modificaciones cada año.  Para una empresa normal, lo aconsejable es solo contratar el primer año de mantenimiento.  Esto es debido a que la contabilidad no cambia en años, es mas, el próximo cambio es con el euro, y el anterior fue en 1990, con el cambio de plan contable, que no había cambiado desde 1973.  Es mas, con el problema del 2000, muchas casas que comercializaban programas de contabilidad, no incluyeron en el mantenimiento anual la resolución de este problema.  Asi que solo es realmente recomendable contratar el primer año, para así poder llamar al servicio técnico si no nos aclaramos con el manejo del programa.

Hoy día hay varios sistemas de almacenamiento de información bastante seguros.  Destacan las unidades zip y jazz de la casa Iomega.  También hay discos ópticos, y hay quien graba la información en un CDROM.  Los disquettes hoy día están totalmente descartados.

Dependiendo de la capacidad que necesite, se compra una unidad u otra.  Nosotros utilizamos Iomega.  Lo recomendable es: hacer dos copias de seguridad, y guardar una en el centro de trabajo, y otra fuera de él, por si entran a robar o hay un incencio, o un empleado le quiere fastidiar.  Las copias de seguridad hay que hacerlas una vez a la semana como mínimo, y antes de hacerlas es recomendable pasar un antivirus, pero recuerde que ningún antivirus es fiable al 100%.  Nunca ponga las copias de seguridad cerca de un ordenador, televisión o de cualquier aparato eléctrico.

La marca: no es lo mismo el nombre de una sociedad, que el nombre de una marca. Una marca es una cosa, que puede comprarse y venderse.  Por ejemplo, COCA-COLA es una marca, Colebega S.A. es una empresa.  O Airtel es una marca, Airtel Móvil S.A. es el nombre de una empresa.
Las marcas y nombres comerciales, se registran en el Ministerio de Industria.  Los profesionales que se dedican a esto, son los agentes de la propiedad industrial.
Cuando constituimos una sociedad, pedimos un nombre societario al Registro Mercantil Central, en Madrid.  No puede haber dos sociedades con la misma denominación.  Entonces constituimos una persona jurídica, que puede tener cosas.
Una de las cosas que puede tener una empresa, es una marca.  Con el nombre de una marca definimos un producto, un servicio, etc.  Eso tiene un valor, para defenderlo lo podemos registrar.

El personal: en el momento que contrate personal, antes de comenzar a trabajar, debe hablar con el asesor laboral para ver el tipo de contrato que tiene que realizar, y la duración del período de prueba del contrato.  Tiene información de ello en nuestra página de laboral.

Cuando se contrata personal, hay que tener en cuenta los siguientes datos: tipos de contratos temporales que vamos a realizar, dinero que vamos a pagar a los empleados, y sueldos mínimos que el convenio colectivo marca a nuestra actividad.  

A la seguridad social, tenemos que cotizar como mínimo los sueldos que marca el convenio, así que es importante que el asesor laboral nos indique el coste de seguridad social de los trabajadores, el coste de las dietas, etc.  Es muy importante saber cuanto dinero en seguridad social, nos cuesta subirle el sueldo a un empleado.

Hay que tener en cuenta, que el alta en seguridad social se debe tramitar siempre antes de que el trabajador empiece a trabajar, no valen excusas.

Contratar personal es una de las partes mas difíciles de una empresa, pues su asesor le ayudará en tipos de contrato, costes de seguridad social, nóminas, etc., pero sobre como tratar al personal para que trabaje, eso tiene que hacerlo Vd., y no es nada fácil.  La experiencia demuestra que las empresas que tienen juicios laborales son siempre las mismas, y esto depende de la forma de ser del gerente.  Nos llevaría cientos de páginas hablar de este tema, pero sobre todo, si ve que un trabajador es conflictivo, despídalo en el período de prueba sin contemplaciones, sino, luego se arrepentirá.  Trate de no enfrentarse con los trabajadores, y busque aquellos que estén cualificados para su trabajo, tengan una vida personal estable, y a parte del dinero, les interese su trabajo como motivación personal.  No pague menos de lo que marca el convenio.

En los restaurantes y comercios, es normal pagar a los 90 días de servido el género.  De esta forma pagamos tres meses después de tenerlo dispuesto para la venta.  Si no utilizamos estas fórmulas, podemos descapitalizarnos, y no tener dinero aun teniendo beneficios.  También es necesario comparar los precios y condiciones de pago de los proveedores, así como la calidad, puede suceder que al comprar, existan grandes diferencias de precio.  En muchos casos, la compra se convierte en un regateo con el vendedor.

La empresa de prevención de riesgos: solo las empresas de mas de 6 trabajadores las necesitan.  Estas empresas realizan la evaluación de riesgos de la empresa, un estudio que Vd. necesita para que la inspección de trabajo no le sancione.  Mas información aquí.

Sin embargo, la evaluación de riesgos sirve también para que técnicos especializados evaluen la posibilidad que hay en su empresa, de que se produzca un accidente de trabajo.  Esto es importante si Vd. tiene una empresa de la construcción, por ejemplo, o si maneja maquinaria industrial.  Estas empresas realizan formación de sus trabajadores para que los mismos no se accidenten.