Atención: desde el 1 de Octubre, es posible realizar el sistema Red por internet, a través de correo electrónico.  Los que teníamos el sistema Red con X400, podemos seguir así hasta el 31 de diciembre, fecha en que tenemos que migrar a internet.  Los que se incorporen ahora, no pueden usar la X400, tienen que funcionar a través de internet.

Nota preliminar: Si Vd. tiene una pequeña empresa de hasta 50 trabajadores, no le interesa el sistema Red para nada, siempre le sale mas barato una asesoría.

Todos conocemos las novedades introducidas por la Ley 50/98, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, sobre todo en lo que se refiere a sus artículos 29 y 30.  Aquí nos encontramos con diversas obligaciones en lo que se refiere a la obligatoriedad de presentar las altas, bajas y cotización, en los casos de obtención de bonificaciones u otros beneficios en bases, tipos y cuotas de la Seguridad Social, “en los términos que se establezcan por el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales”.  También en el artículo 30 nos encontramos con parecida obligatoriedad en cuanto a las empresas que el 1 de enero de cada ejercicio económico agrupen a mas de 100 trabajadores.

Bien, evidentemente estamos hablando del sistema Red.  Como es evidente que tenemos que utilizar este sistema, vamos a ver un poco por encima que novedades nos vamos a encontrar.

Para empezar, tendremos que saber que tipo de ordenador y que sistema operativo necesitamos.  Pues bien, como nuestro programa de nóminas tendrá que estar preparado para funcionar con el sistema Red, el tipo de ordenador estará en función del programa de nóminas, no del sistema Red.  Al ordenador tendremos que acoplarle un módem.  Que sea interno o externo es indiferente.  Y una línea de teléfono, claro.  Tenemos que pedir una autorización a Tesorería, indicando programa de nóminas y operador de mensajería electrónica (luego podemos cambiarlos sin ningún problema), pero esto ya lo sabemos.

Bien, en cuanto al operador de mensajería electrónica, tenemos que diferenciar dos cosas.  El sistema Red no trabaja con el sistema de correo electrónico de internet, con independencia de que podamos utilizar internet o infovía plus para transmitir.  Vamos a utilizar una Red X400, y esto no se parece en nada al correo de internet.  Estamos hablando de redes de datos. No hay signos como la “arroba”, y la configuración del programa es muy diferente, y es muy recomendable hacer la instalación mientras hablamos por teléfono con el técnico del operador que contratemos.  Una vez instalado el programa, las claves no se borran, al contrario de lo que sucede habitualmente con los programas de correo electrónico de internet.  Realmente, es mas sencillo transmitir a través del Red una vez instalado, que a través de internet. Los precios de los proveedores de X400 suelen ser similares. Tesorería nos facilitará una lista con los nombres de proveedores por ella autorizados.

¿Y qué es importante del operador?  Pues que funcione bien, sea rápido y tenga un buen servicio de atención al cliente.  Aquí tenemos la primera distinción.  Algunos operadores utilizan internet como puente entre nuestro ordenador y el sistema de mensajería electrónica X400.  Tenemos que empezar a diferenciar entre las Redes internet e infovía plus.  Si queremos utilizar este sistema, es mas interesante utilizar como red de correo electrónico infovía plus, pues internet solo nos causará lentitud.

Tenemos que instalar el software de mensajería electrónica, antes de instalar los programas de Tesorería.  Si el técnico de Tesorería viene a nuestro despacho a instalarnos el sistema Red, antes de que él venga es muy conveniente tener instalado el sistema de mensajería, pues si no él no podrá hacer nada.
Tenemos que tener en cuenta que si nuestro programa de nóminas trabaja en MSDOS, nuestro servicio de mensajería electrónica puede perfectamente trabajar bajo Windows.  Esto es debido a que el sistema Red lo único que hace es trasladar un fichero desde nuestro ordenador al de Tesorería, nada mas.  El proceso es exactamente el mismo que cuando por el correo electrónico de ⁩nternet adjuntamos un fichero (una foto, o un fichero de texto), a un mensaje.  Es exactamente lo mismo.  Es info⁲mación que pasa de un ordenador a otro, nada mas.  Así de simple.  Si nuestro programa de nóminas trabaja en MSDOS, y genera por ejemplo un fichero con extensión .fan (un fichero de TC2), podemos perfectamente arrancar Windows y transmitir por esta vía el fichero.

También tenemos que tener en cuenta que si queremos que nuestro sistema de mensajería electrónica trabaje con MSDOS, porque, por ejemplo, nuestro programa de nóminas tiene un sistema propio de transmisión y lo queremos utilizar porque es mas sencillo que la winsuite, es conveniente que el módem utilice el puerto serie COM1 o COM2.  No es conveniente utilizar COM3 o COM4.  Esto en Windows95-98 da igual.
Esto es debido a que cuando se diseñó la ROM BIOS de los ordenadores, se decidió que dos puerto serie sería suficiente (COM1 y COM2).  Hoy día hay docenas de dispositivos que pueden acoplarse al puerto serie, como ratones, módems, cámaras digitales, etc.  El problema se debe a que por encima de COM2 no hay estándares para direccionar los puertos serie, siendo diferentes los direccionamientos de IBM respecto al de muchos PC’s.  Por lo que si tenemos el módem por encima de ese puerto, y trabajamos en MSDOS, y vamos a utilizar este sistema operativo para trabajar con el Red, tenemos que comunicárselo al operador de mensajería electrónica, primero para ver si su sistema de comunicaciones soporta esta situación (lo normal será que sí, no es un problema tan grave), y segundo porque es muy probable en caso afirmativo, que tenga que enviarnos software adicional.  Repetimos, esto solo en el caso de que utilicemos el sistema de mensajería electrónica bajo MSDOS, o utilizando MSDOS corriendo bajo Windows95-98.  Bajo Windows95-98 no sucede esto.

En el caso de que nuestro programa de nóminas no tenga un sistema de transmisión de ficheros propio, o no deseemos utilizarlo, Tesorería nos facilita un sistema de transmisión.  Vamos a comentar ahora lo que es la WinSuite.

WinSuite es un programa de Tesorería, que sirve para gestionar el sistema Red, y que podemos utilizar si el sistema de transmisión de nuestro programa de nóminas no nos convence o bien se carece de él.  Nos permite enviar ficheros de TC2, ficheros de afiliación, conectar on line con Tesorería, imprimir los TC2 y las altas y bajas una vez tramitadas.  Este programa no tiene nada que ver con el de nóminas, es un standar y vamos a explicar como se envía un TC2 para comprender mejor como funciona.

Imaginemos que en nuestro programa de nóminas tenemos cerrado un mes y hemos lanzado las nóminas.  Bien, pues entramos en la opción de sistema Red que tenga nuestro programa, y generamos un fichero de TC2-TC2/1.  Será un fichero con un nombre y extensión .fan.  Bien, este fichero se encontrará dentro de un subdirectorio.  Lo normal es que se encuentre en c:\winsuite\viptc2\fan  o bien en c:\cendar\viptc2\fan, según el programa de nóminas que utilicemos.  Una vez instalados todos los programas, lo que haremos será lo siguiente: arrancar la winsuite, iremos a la opción cotización, luego buscaremos ese fichero fan, y el programa nos dará una opción de comprobar si el fichero es correcto.  Si no lo es, nos da mensajes como por ejemplo, si la base de cotización es inferior a la mínima, o un nif está mal, o no hemos puesto el nombre del Administrador en nuestro programa de nóminas, etc.  Una vez que hemos corregido errores, volvemos a generar el fichero .fan, y cuando el programa nos indica que el fichero es correcto, ya pulsamos la opción de transmitir el fichero.  Si nuestro operador de mensajería es bueno, la conexión con él, el envío del fichero a Tesorería, la desconexión, etc., todo lo hará el ordenador, incluso colgar el módem al final, y a continuación tendremos un informe sobre lo que ha sucedido, los mensajes que hemos enviado a Tesorería y los que hemos recibido.  Al cabo de un rato, si utilizamos en la WinSuite la opción comunicaciones, y tomamos la opción de conectar con nuestro buzón, el sistema nos dará confirmación de que hemos enviado un fichero al buzón de Tesorería y todos los datos.  Al día siguiente normalmente, Tesorería nos indicará que ha recibido el fichero, que lo ha procesado y qué empresas ha recibido, cuentas de cotización, etc.

Bien, en caso de que una vez realizada esta operación, nos llame un cliente para comunicarnos, por ejemplo, que tenía un trabajador de baja por enfermedad, y tengamos que rehacer la nómina y por tanto el TC2, no hay problema, pues hacemos la operación otra vez, pero con los datos correctos, y el ultimo fichero de TC2-TC2/1 enviado sustituye al anterior.  Lo podemos hacer cuantas veces nos sea preciso, si estamos en plazo.  Es decir, en el mes siguiente al del devengo de la nóminas, y una vez pasado este plazo, Tesorería nos envía un fichero de huellas, en el que se encuentran todos los TC2 que hemos envíado para que los imprimamos, y ahí aparece el TC2 con todos los datos, pero dispuestos de forma distinta a la tradicional, se imprime en papel blanco, y a cada trabajador se le indica las bonificaciones o reducciones junto a las cotizaciones, con lo que TC2 y TC2/1 se convierten en el mismo documento. Nosotros firmamos el TC2 como titulares de la autorización para transmitir, y listo.  Con la afiliación por remesas el procedimiento es similar.

La impresión de documentos, bien sea TC2 o altas y bajas, se realiza en WinSuite a través de un menú llamado impresión.  La conexión a nuestro buzón de mensajería para enviar o recibir mensajes, se realiza a través del menú de comunicaciones (nuestro operador de mensajería nos habrá facilitado lo que se llama el software de integración, que produce que con winsuite manejemos automáticamente el programa de correo electrónico X400), y la afiliación on line se realiza a través del menú “afiliación”, con la opción afiliación on line.

En este caso, lo que vamos es a acceder al ordenador de Tesorería.  El procedimiento es sencillo.  Una vez instalado el programa, nuestro ordenador llama al de Tesorería, y éste nos pide nuestro nombre de usuario y nuestra password, que tenemos que cambiar periódicamente.  Una vez comprobados nuestros datos, nuestro módem cuelga y espera la llamada del ordenador de Tesorería.  Cuando se recibe la llamada, nuestro módem descuelga, y ya estamos conectados. Podemos hacer altas, bajas, ver los trabajadores de alta en una empresa, y comprobar en el acto que los movimientos que hacemos quedan grabados en el instante.

Esto es muy importante en algunos casos.  Por ejemplo, empresas de alto riesgo de accidente de trabajo, por ejemplo la construcción, en que muchas veces los empresarios contratan a los trabajadores para empezar el mismo día del contrato, y en ocasiones nos llaman para realizar el alta después de que el trabajador ha comenzado a prestar sus servicios, a pesar de nuestras advertencias de no hacerlo así.  O el trabajador empieza a las 7 de la mañana y nosotros abrimos nuestros despachos a las 9.  En estos casos, la opción de que desde nuestra mesa cursemos un alta en el acto es algo muy importante para nuestros clientes, sobre todo a efectos pensiones derivadas de muerte por accidente de trabajo.  O también en caso de cambio de epígrafe, por ejemplo, un trabajador del transporte que normalmente utiliza vehículos de transporte ligero, y un día determinado realiza un servicio de transporte pesado.  Conectados al Red podremos hacer el cambio de epígrafe en el acto y ahorrarnos problemas con la mutua de accidentes de trabajo, si fallece en accidente ese día.

Para terminar, indicar que cuando nos damos de alta en el Red, Tesorería nos deja entrar en sus bases de datos mediante dos sistemas.  Uno, en practicas.  Se nos asignan unas cuentas de cotización de nuestros clientes, para practiquemos durante un tiempo.  Para hacer movimientos reales, primero tenemos que enviar un fichero de cotización, y a continuación llamar al Servicio de Atención al Usuario del Cendar, indicar al funcionario que hemos enviado un fichero de cotización y que nos autorice a hacer afiliación on line de las cuentas de cotización sobre las cuales hemos enviado el fichero.

¿Que problemas nos podemos encontrar respecto del funcionamiento de nuestros clientes?

El problema principal, se centra en trabajadores que prestan sus servicios en centros de trabajo ajenos.  En estos casos, normalmente las empresas titulares de los centros exigen a estos trabajadores para acceder a los mismos, los partes de alta en seguridad social, y no admiten los partes del sistema Red, pues lo que llevan es una huella electrónica que a ellos no les sirve.  Y además, en estos casos es muy probable que el Red nos cree otro problema adicional, cual es que los partes del Red los imprimimos normalmente 24 horas después de procesarlos, y nuestro cliente los quiere en el acto.  Un caso típico lo tenemos en las promociones que se realizan en las grandes superficies, que se realiza por empresas de promociones de ventas.  Los jefes de seguridad de estos centros no dejan entrar a trabajadores ajenos si no presentan el parte de alta y el contrato de trabajo con la empresa de promociones, entre otra documentación.  Los partes de alta del sistema Red normalmente no les sirven, pues no llevan el sello de Tesorería, y por mucho que se les explique lo de la huella electrónica, ellos no quieren saber nada, con lo que resulta que estas empresas, que son las mas necesitadas del Red por los viajes que se ahorrarían a Tesorería y la agilidad que les originaría, y puede que por el movimiento de trabajadores que tienen mensualmente sean las que a Tesorería mejor le viniera que estuvieran en el Red, no pueden utilizarlo porque no le dejan sus clientes.

Evidentemente, el sistema Red es imprescindible en una asesoría moderna, no ya por los viajes que ahorra a las oficinas de Tesorería o por la imagen frente a nuestros clientes, sino por la agilidad de realizar un alta o variación de datos en el acto, algo imposible de realizar con el sistema tradicional, muy importante de cara a las resposabilidades que se dimanan de un fallecimiento en accidente de trabajo, en lo que a pensiones se refiere, y desde luego es mucho mejor y mas seguro que enviar faxes.  De cara a la competencia desleal, el hecho de tener que estar colegiado para poder acceder a este sistema nos evita tener que compartir nuestra clientela con estos “asesores”.  Además nos da la posibilidad de comprobar cuantos trabajadores están realmente de alta en cada empresa, y muchas otras funciones que harían demasiado extenso este artículo, cuya finalidad es dar una visión global del funcionamiento práctico del sistema Red a aquellos que no lo hayan utilizado.